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10 maneras de aumentar tu productividad en el trabajo

¿Eres de los que se sienten abrumados por la cantidad de tareas pendientes en tu lista? ¿Sientes que tu jornada laboral es un torbellino de correos electrónicos, mensajes, reuniones y proyectos que parecen nunca terminar? Hemos recopilado alguna de las estrategias de los mejores, para ayudarte a mantener el enfoque y ser más productivo en el trabajo. Desde cómo organizar tu escritorio hasta cómo gestionar tus correos electrónicos y establecer metas efectivas, te daremos las herramientas y consejos que necesitas para dominar tu productividad.

 

Usa la regla de 2 minutos.

La regla de los 2 minutos es un principio de gestión del tiempo introducido por David Allen en su método de productividad «Getting Things Done». La idea es sencilla: si te encuentras con una tarea que puedes completar en dos minutos o menos, hazla inmediatamente en lugar de aplazarla o programarla para más tarde.

Esta regla es particularmente eficaz para pequeñas tareas que podrían interrumpir tu flujo de trabajo si no se abordan de inmediato. Por ejemplo, responder a un email, devolver una llamada rápida, o actualizar una lista.

El beneficio de la regla de los 2 minutos es doble. Primero, te ayuda a evitar la acumulación de tareas pequeñas que pueden parecer abrumadoras si se dejan para después. Segundo, te proporciona un sentido de logro inmediato que puede impulsar tu motivación y mantenerte en un estado de flujo productivo.

Recuerda que la regla de los 2 minutos no es una excusa para evitar tareas más grandes y complicadas. Debes usarla para mantener bajo control las tareas pequeñas y rápidas, pero asegúrate de reservar tiempo suficiente para trabajar en tus proyectos más importantes.

reloj de arena

 

Prioriza tus tareas.

Aumentar tu productividad no significa simplemente hacer más, sino hacer las cosas correctas en el momento correcto. La priorización de tareas es un paso fundamental en este proceso. Algunas tareas son críticas y deben realizarse de inmediato, mientras que otras pueden esperar. Saber diferenciar entre estas es vital para gestionar eficazmente tu tiempo y energía.

Para priorizar de manera efectiva, puedes utilizar la matriz de Eisenhower. Esta matriz te ayuda a dividir tus tareas en cuatro categorías: urgente e importante (hacer ahora), importante pero no urgente (programar para más tarde), urgente pero no importante (delegar si es posible) y ni urgente ni importante (eliminar).

Además, la técnica de la «regla de los tres» puede ayudarte a mantener el enfoque en tus objetivos más importantes. Al inicio de cada día, identifica las tres tareas más importantes que debes completar y hazlas tu principal prioridad. Esto te ayudará a mantener un enfoque claro y evitar la tentación de perder tiempo en tareas secundarias.

 

Desconéctate para reconectar.

Puede ser tentador estar conectado a un dispositivo y disponible 24/7. Sin embargo, esta disponibilidad constante puede conducir a la fatiga digital y a la reducción de la productividad. Para mantener un alto nivel de productividad, es esencial tomar un tiempo para desconectar y recargar.

Establece un horario claro de trabajo y respétalo. Esto significa evitar revisar tus correos electrónicos o mensajes de trabajo fuera de tus horas de trabajo designadas. Asimismo, es importante programar tiempos de desconexión durante el día. Un breve paseo, una sesión de meditación, o simplemente alejarte de la pantalla durante unos minutos pueden ayudarte a refrescar tu mente y mejorar tu enfoque cuando vuelvas al trabajo.

Además, considera la posibilidad de realizar «detox digitales» regulares, donde te desconectas completamente de la tecnología durante un período de tiempo más largo. Estos pueden ser tan cortos como unas pocas horas o tan largos como un fin de semana completo, dependiendo de tus necesidades y circunstancias.

atrapada por las redes

 

Haz descansos planificados.

Tomar descansos regulares y planificados puede aumentar significativamente tu productividad. Estos descansos te dan la oportunidad de relajar tu mente, reducir la fatiga mental y mantener tu enfoque durante períodos más largos.

Un método popular es la técnica Pomodoro, que implica trabajar durante un período de tiempo específico (por ejemplo, 25 minutos), seguido de un breve descanso (5 minutos). Después de completar cuatro «Pomodoros», tomas un descanso más largo. Este ritmo de trabajo y descanso puede mejorar la productividad al proporcionar intervalos regulares para recargar y evitar la fatiga mental.

Pero recuerda, lo que hagas en tus descansos también importa. En lugar de pasar ese tiempo en las redes sociales o en noticias que pueden causar estrés adicional, considera actividades que te rejuvenezcan y te relajen. Esto podría ser un breve paseo, leer un libro, meditar, estirarte, o simplemente hacer algunos ejercicios de respiración profunda. La clave es alejarte de tu espacio de trabajo y hacer algo que te recargue para el próximo bloque de trabajo.

 

Utiliza métodos de productividad.

La Técnica Pomodoro es una estrategia de manejo del tiempo popularizada por Francesco Cirillo en los años 80. El método utiliza un temporizador para dividir el trabajo en intervalos, tradicionalmente de 25 minutos de duración, separados por breves descansos de 5 minutos. Estos intervalos se conocen como «pomodoros», el plural en italiano de la palabra tomate, en honor al temporizador de cocina en forma de tomate que Cirillo utilizó como estudiante.

El concepto detrás de la técnica es que los descansos frecuentes pueden mejorar la agilidad mental. Al dividir tu trabajo en segmentos manejables, puedes mantener un alto nivel de productividad y concentración sin sentirte quemado o agotado.

Sin embargo, la Técnica Pomodoro no es la única estrategia que puedes utilizar. Por ejemplo, el Time Blocking es otra táctica de gestión del tiempo que puede ser muy efectiva. En lugar de trabajar en tareas según surgen, el Time Blocking implica planificar tu día en bloques de tiempo dedicados a tareas específicas. Este enfoque te permite concentrarte en una tarea a la vez, reduciendo las interrupciones y la fragmentación del tiempo. También puede ayudarte a equilibrar mejor tu carga de trabajo y asegurarte de que estás dedicando tiempo suficiente a las tareas más importantes.

Otro método que puedes explorar es GTD (Getting Things Done), un sistema de productividad desarrollado por David Allen. GTD se basa en la idea de mover las tareas planificadas fuera de la mente almacenándolas de forma externa y luego dividiéndolas en acciones manejables. Al liberar la mente del trabajo de recordar todo lo que necesitas hacer, puedes concentrarte más en la tarea en mano.

 

Implementa la Ley de la Mínima Acción del libro «Hábitos Atómicos».

Un consejo muy valioso del libro «Hábitos Atómicos» de James Clear es la Ley de la Mínima Acción. Según esta ley, las personas, de forma natural, siguen el camino de menor resistencia. Si quieres que un hábito sea parte de tu rutina, tienes que hacerlo lo más fácil posible.

Por ejemplo, si deseas hacer ejercicio regularmente, podrías preparar tu ropa deportiva la noche anterior para que sea lo primero que veas al despertarte. Si quieres leer más, podrías tener un libro al alcance de la mano en los lugares donde te sientas a descansar. De esta manera, estás reduciendo la cantidad de esfuerzo necesario para iniciar el hábito y aumentas la posibilidad de que lo hagas de manera constante.

En resumen, la Ley de la Mínima Acción establece que, para mejorar nuestra productividad, necesitamos hacer que las tareas productivas sean tan fáciles y accesibles como sea posible.

 

Mantén tus archivos y escritorio organizados.

La organización es la clave para la productividad, y esto se aplica también en un entorno digital. Un escritorio y archivos digitales desordenados pueden hacer que sea difícil encontrar lo que necesitas, disminuir tu eficiencia y aumentar el estrés.

Tómate el tiempo para organizar tus archivos, carpetas y marcadores de manera lógica. Crea un sistema que funcione para ti, ya sea basado en fechas, proyectos, clientes, o algún otro criterio. Considera la posibilidad de utilizar subcarpetas para un nivel adicional de organización.

escritorio minimalista ordenado

 

Aplica el concepto de «email batching».

El email es una herramienta de comunicación esencial, pero también puede ser una fuente significativa de distracción. La «agrupación de correos electrónicos» o «email batching» es una técnica que puede ayudarte a gestionar mejor tu tiempo de correo electrónico y aumentar tu productividad.

La idea es simple: en lugar de revisar tu correo electrónico en tiempo real a lo largo del día, dedica bloques específicos de tiempo para procesar y responder tus correos electrónicos. Durante estos períodos, tu objetivo es manejar tantos correos electrónicos como sea posible. Fuera de estos tiempos, evita revisar tu correo electrónico y concéntrate en otras tareas.

La agrupación de correos electrónicos puede tener varios beneficios. Puede ayudarte a reducir las interrupciones y la distracción, a mejorar tu concentración, y a responder a los correos electrónicos de manera más reflexiva y eficiente. Además, al limitar la cantidad de tiempo que pasas en el correo electrónico, puedes liberar más tiempo para otras tareas importantes.

 

Establece metas y sigue su progreso.

Establecer metas claras y seguir tu progreso hacia ellas es una parte esencial de la productividad. Las metas te dan un sentido de dirección y propósito, te ayudan a mantener la concentración y la motivación, y te permiten medir tu progreso y logros.

Cuando establezcas metas, asegúrate de que sean SMART: Específicas, Medibles, Alcanzables, Relevantes y Temporales. En lugar de tener una meta vaga como «quiero ser más productivo», intenta establecer metas más específicas como «quiero completar este proyecto en las próximas dos semanas» o «quiero dedicar una hora cada día a aprender una nueva habilidad».

Una vez que hayas establecido tus metas, haz un seguimiento de tu progreso hacia ellas. Hay muchas herramientas y aplicaciones que pueden ayudarte con esto, desde simples listas de tareas hasta aplicaciones más sofisticadas de gestión de proyectos. Revisa y actualiza tus metas regularmente, y celebra tus logros para mantener la motivación.

Recordar, el aumento de la productividad es un viaje, no un destino. Siempre habrá más formas de mejorar y optimizar, y lo que funciona para uno puede no funcionar para otro. La clave es encontrar las estrategias y herramientas que funcionen mejor para ti y estar dispuesto a adaptarte y ajustarte a medida que cambian tus circunstancias y necesidades.

pizarra mostrando progreso

 

Diseña tu espacio de trabajo, tanto digital como físico.

El diseño de tu espacio de trabajo es esencial para mantener la productividad. Debe ser un lugar donde puedas concentrarte, que te resulte cómodo y que esté libre de distracciones.

Organiza tu escritorio digital de manera eficiente. Esto significa que todas las aplicaciones y archivos que usas con frecuencia deben estar fácilmente accesibles. El desorden digital puede ser tan perjudicial para tu productividad como el desorden físico. Por lo tanto, elimina todos los archivos innecesarios, organiza tus documentos en carpetas de forma sistemática y mantén las pestañas del navegador al mínimo.

Además, personaliza tu espacio de trabajo digital para que se adapte a tus necesidades. Usa herramientas y aplicaciones que te faciliten el trabajo y mejoren tu eficiencia. Por ejemplo, podrías usar un gestor de tareas digital, aplicaciones de notas adhesivas, o un calendario digital que te ayude a mantener un registro de tus tareas y fechas importantes.

 

Emplea el Principio de Agregación de Marginales de «Hábitos Atómicos».

James Clear en su libro «Hábitos Atómicos» introduce el concepto de Agregación de Marginales. La idea es que pequeñas mejoras en una variedad de áreas pueden sumarse para crear un cambio significativo en el rendimiento general. En lugar de buscar una mejora masiva en un solo aspecto, la Agregación de Marginales se enfoca en hacer un 1% de mejoras en muchas áreas diferentes.

Este concepto puede ser increíblemente útil para mejorar la productividad. Por ejemplo, podrías trabajar en hacer pequeñas mejoras en la forma en que organizas tus correos electrónicos, como organizas tus proyectos, la rapidez con la que puedes encontrar archivos en tu computadora, etc.

Cada una de estas mejoras puede parecer menor por sí sola, pero juntas, pueden tener un impacto notable en tu productividad general. Y a medida que estas pequeñas mejoras se acumulen con el tiempo, podrías encontrarte logrando mucho más de lo que pensabas posible. El poder de la Agregación de Marginales radica en el hecho de que las pequeñas mejoras diarias se suman para crear un cambio significativo a largo plazo.

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